Comment organiser une visioconférence comme un pro

Tout le monde a vécu cela : vous assistez à une réunion vidéo, à un webinaire, à une séance de formation ou à une conférence, et cela commence bien, mais cela s’effondre rapidement. Il n’y a pas d’ordre du jour, l’animateur fait fréquemment des pauses, la technologie vous laisse tomber et il y a peu ou pas de coopération entre les parties. Tout le monde part avec très peu de réalisations, et vous vous sentez ennuyé par le manque d’organisation et la perte de temps.

Malgré le nombre de réunions vidéo infructueuses auxquelles vous avez assisté, une réunion vidéo réussie est facile à réaliser avec un peu de préparation - voici comment organiser une réunion vidéo comme un pro.

Préparez votre agenda

Il est essentiel de bien planifier votre réunion. Chaque participant devrait avoir une copie de l’ordre du jour final afin d’avoir le temps de se préparer. Pour éviter que leur attention ne s’éloigne pendant la réunion, divisez le contenu en courts morceaux et créez des mini-ordres du jour détaillés pour chaque segment. Vous pouvez ouvrir la parole aux questions et aux discussions informelles ou à la participation générale des participants entre les segments pour garder tout le monde énergique et engagé. Vous n’êtes pas obligé de vous en tenir complètement à l’ordre du jour, mais utilisez-le comme ligne directrice pour accomplir le plus possible pendant la réunion.

Utilisez votre technologie

Si vous organisez une réunion vidéo, vous devez avoir une bonne compréhension de la technologie que vous utilisez. Tout d’abord, mettez tout le monde au bon moment et au bon endroit avec la bonne documentation entre les mains en envoyant des courriels complets avec tous les documents, les ordres du jour et les instructions de participation dont vos invités ont besoin. Assurez-vous que votre connexion Internet est stable. En cas de doute, utilisez une connexion filaire plutôt que sans fil, car elle est plus fiable et généralement plus rapide.

Que vous utilisiez un programme de partage de diapositives, que vous partagez votre écran, que vous intégriez la messagerie instantanée ou que vous fassiez simplement une simple conférence audio, vous devez vous entraîner avant de vous lancer dans la vraie affaire. Familiarisez-vous avec toute la technologie, les logiciels et les programmes que vous utiliserez pour mener votre réunion. Trouvez votre chemin dans tous les éléments de la plateforme, apprenez leurs capacités et leurs bizarreries afin qu’il n’y ait pas de surprises ou de bêtises embarrassantes et chronophages le jour de la réunion.

Préparez vos participants

Beaucoup de gens ont l’habitude de se présenter à une heure donnée, de donner la moitié de leur attention à la réunion, puis de se précipiter vers la prochaine réunion. Mais si vous les engagez et les investissent avant qu’ils ne se joignent à votre réunion vidéo, vous aurez des participants attentifs. Lorsque vous envoyez vos agendas, demandez aux participants de vous envoyer par courriel toutes les questions auxquelles ils veulent particulièrement répondre, tout ce qu’ils aimeraient voir ajouté à l’ordre du jour et tout commentaire qu’ils pourraient avoir. Vous pouvez également leur demander de préparer une série de questions ou une déclaration à lire, à répondre ou à discuter lors de l’événement.

Encourager l’accent sur les participants

En plus de diviser la réunion en morceaux gérables, vous aurez besoin de quelques autres tours dans votre sac pour garder les gens éveillés, concentrés et attentifs. Lorsque vous planifiez votre événement, essayez d’injecter une sorte d’activité interactive environ toutes les 10 à 15 minutes. S’ils passent plus longtemps sans changement de rythme, les participants peuvent commencer à perdre leur concentration.

Cela peut également être une distraction majeure si trop de gens parlent en même temps. De nombreux programmes de vidéoconférence vous permettent de couper le son des participants. Vous pouvez utiliser cette fonction au besoin pour maintenir le déroulement de la réunion. Une configuration possible est d’avoir une discussion ouverte au début et à la fin de chaque réunion. Pendant le segment principal, utilisez le bouton de sourdine au besoin. Vous pouvez également désactiver les fonctions de clavardage si elles s’avèrent être une distraction pendant la réunion.

Un espace de collaboration sécuritaire

Vos participants doivent vous faire confiance et se faire confiance. Vous voulez créer un environnement accueillant où les participants sentent qu’ils peuvent demander de l’aide, soulever des préoccupations, parler et collaborer les uns avec les autres. Vous pouvez encourager et favoriser les relations en organisant des activités en petits groupes qui encouragent les gens à s’engager les uns avec les autres. Cela est particulièrement utile si vous créez une équipe virtuelle continue qui devra se réunir et communiquer régulièrement.

Assurez la sécurité des réunions en utilisant des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe. Demandez aux participants de ne pas partager les liens ou les mots de passe des réunions. À des fins de transparence, vous pouvez utiliser la fonction d’enregistrement et partager le fichier de la réunion avec tous ceux qui y ont assisté.

Pour en savoir plus sur les solutions de vidéoconférence, contactez CallTower dès aujourd’hui en cliquant sur le lien ci-dessous :