8 astuces pour devenir un maître Microsoft Teams

De nombreuses entreprises et organisations sont Transition vers le travail à distance et Microsoft Teams devient rapidement l’une des options les plus adoptées. Cependant, une fois que votre entreprise vous a intégré au Équipes Fold, vous devrez savoir exactement comment tirer le meilleur parti de ce nouvel outil collaboratif robuste. 

Voici quelques astuces fantastiques que vous pouvez utiliser pour devenir un maître Microsoft Teams dans votre entreprise : 

1. Épinglez les discussions importantes

L’onglet de clavardage sur le côté gauche du panneau d’application donne accès à toutes vos conversations en cours. Bien que bon nombre de ces messages ne nécessitent qu’un seul coup d’œil, d’autres peuvent contenir des informations que vous voudrez consulter plus tard. Pour ceux-ci, nous vous recommandons d’utiliser l’outil « Épingler ». Passez votre souris sur la conversation que vous souhaitez suivre, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « épingler ». Le message se déplacera vers le haut dans le groupe de conversations « Épinglé ». En épinglant les conversations importantes, vous réduirez l’encombrement et la distraction.

2. Partager

Les entreprises, grandes et petites, comptent chaque jour sur SharePoint pour collaborer sur des projets et sauvegarder ces fichiers de projet en toute sécurité dans le nuage. Microsoft a développé Teams pour fonctionner main dans la main avec la plateforme SharePoint. En fait, Teams peut être configuré pour sauvegarder automatiquement les fichiers sur SharePoint dès que vous les partagez dans un clavardage Teams. De cette façon, le fichier est toujours accessible, n’importe où et à partir de n’importe quel appareil.

3. L’application mobile

L’application mobile Microsoft Teams est très facile à configurer et intuitive à utiliser. Des versions sont disponibles pour les systèmes d’exploitation mobiles iOS et Android. Il suffit d’aller dans la boutique d’applications sur votre appareil, de télécharger l’application Microsoft Teams et de vous connecter avec vos identifiants. Il dispose de toutes les fonctionnalités de l’application de bureau, ce qui signifie que vous pouvez lire et envoyer des messages, passer des appels, faire des vidéoconférences et partager des fichiers.

4. GIF

Parfois, un FPG est simplement la meilleure façon d’exprimer ce que vous ressentez. Microsoft y a pensé et a inclus une intégration intégrée à Giphy, et c’est très facile à utiliser. Pour trouver une animation GIF et l’envoyer, cliquez sur un chat, faites défiler votre souris vers le bas sous le chat vide et cliquez sur l’icône « GIF ». Vous serez invité à découvrir quelques exemples et une barre de recherche pour explorer davantage.

5. Équipes par département

L’une des raisons pour lesquelles les programmes de clavardage comme Teams ont gagné en popularité est qu’ils vous offrent facilement la possibilité de segmenter vos messages en différentes catégories. Cela vous permet de les retrouver facilement plus tard, contrairement au courriel, qui forme une grosse pile de courrier qui doit être passée au crible et triée. Chez Sagiss, par exemple, nous avons créé une équipe pour le centre de service, une pour la haute direction, une autre pour les ventes et le marketing, etc. Cela aide les gens à rester concentrés en les supprimant des chaînes de messages non pertinentes dont ils ne veulent pas faire partie.

6. Raccourcis clavier

Chercher autour d’un écran avec une souris est lent, du moins par rapport à la vitesse d’utilisation d’un raccourci clavier pour accomplir la même tâche. Les gens ont fait le calcul, croyez-le ou non. Toutes les applications Microsoft Office utilisent des raccourcis clavier dans une certaine mesure, et en mémoriser quelques-uns peut vous faire gagner beaucoup de temps. Tapez Ctrl + O, par exemple, pour joindre un fichier à un clavardage. Ctrl + Maj + A répondra à un appel vidéo entrant, tandis que Ctrl + Maj + D le refusera. Pour voir la liste complète des raccourcis à tout moment dans Teams, appuyez simplement sur Alt + / (Alt + barre oblique).

7. Planifiez les réunions

Inscrire une réunion au calendrier est un jeu d’enfant avec Teams. La meilleure partie est que Teams s’intègre à Outlook, de sorte que vous verrez l’événement apparaître dans votre calendrier Outlook immédiatement après l’avoir configuré dans Teams. Pour planifier une réunion, appuyez simplement sur Ctrl + 4 ou cliquez sur l’onglet Réunions sur le côté gauche du panneau. Regardez vers le bas de l’écran et cliquez sur « Planifier une réunion ». Vous pourrez définir un lieu de réunion, une heure et inviter des participants à partir d’un seul écran.

8. Attirez l’attention avec @

Vous voulez vous adresser à quelqu’un en particulier dans un clavardage de groupe? C’est facile à faire en utilisant le symbole @. Entrez le symbole @ et commencez à taper le nom de la personne. Si quelqu’un essayait d’adresser un message de groupe particulier à cet écrivain, il tapait @Jordan et Teams affichait « Jordan Weber » comme suggestion. Trouvez le nom de la personne et sélectionnez-le. Le nom apparaîtra en bleu dans votre message. Lorsque ce message sera envoyé, cette personne verra une bulle de notification apparaître sur son bureau. C’est utile pour attirer l’attention de quelqu’un à la rigueur, mais nous vous recommandons de l’utiliser avec parcimonie pour éviter de passer pour une nuisance.