Connaissez-vous tous les conseils Microsoft Teams disponibles pour améliorer votre expérience de collaboration? Vous seriez surpris de tout ce que vous pouvez accomplir lorsque vous allez au-delà de l’essentiel avec votre solution de communication unfied.
Même si vous utilisez Teams depuis un certain temps, vous pourriez passer à côté de fonctionnalités cachées qui peuvent facilement augmenter votre niveau de productivité. Équipé de l’IA, de la vidéoconférence et de la messagerie instantanée, voici quelques astuces pratiques pour tirer le meilleur parti de Teams.
Lorsqu’il s’agit de trouver des astuces utiles, beaucoup d’entreprises se concentrent fortement sur des solutions pour la productivité et l’efficacité. Cela signifie qu’ils oublient à quel point il est important de bâtir une culture d’entreprise unique grâce à vos outils de communication.
Les GIF et les réactions personnalisées dans vos messages peuvent aider à renforcer les liens entre les utilisateurs à une époque où le travail à distance rend les interactions en face à face moins probables. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton GIF sous votre case « Tapez un nouveau message » et d’entrer un mot-clé pour trouver des dizaines de clips vidéo amusants.
Microsoft Teams offre des intégrations faciles à configurer avec d’autres produits et services Microsoft. L’un d’entre eux est Microsoft Planner, qui peut vous aider à gérer vos tâches au sein de votre organisation. Utilisez-le pour suivre les histoires et le flux d’articles de presse et organiser visuellement votre travail d’équipe.
Pour commencer à configurer Planner avec Teams, vous devrez l’ajouter à un onglet dans un canal d’équipe. Tout comme pour la configuration de OneNote, vous pouvez le faire en cliquant sur le « + » à côté de la barre supérieure. Ensuite, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez Planificateur. Vous pouvez créer un nouveau régime ou choisir un plan existant. Tous les membres de ce canal et de cette équipe auront ensuite accès au forfait à partir de la barre supérieure du canal d’équipe.
Un autre conseil de Teams est la possibilité de transférer des courriels dans un canal Teams. C’est utile si vous n’êtes pas loin de Teams ou si vous ne voulez pas ouvrir l’application pour partager un élément important avec vos collègues. Vous pouvez le faire en cliquant sur les points de suspension (...) à côté de l’un de vos canaux généraux et en cliquant sur « obtenir une adresse courriel ». Vous pouvez ensuite utiliser cette adresse e-mail pour envoyer tout ce que vous voulez à la chaîne, qu’il s’agisse de courriels, de documents, etc.
En parlant de courriel, si vous venez de configurer Microsoft Teams et que vous n’avez pas eu le temps d’ajouter tous vos utilisateurs, ce n’est pas un problème. Vous pouvez facilement fournir un accès invité à des personnes de l’intérieur de votre entreprise ou de votre organisation (et même de l’extérieur). Vos invités dans Teams n’ont pas non plus besoin d’une adresse e-mail spéciale, car n’importe quel type de compte de courriel grand public peut fonctionner, qu’il s’agisse d’Outlook ou de Gmail. Gardez à l’esprit, cependant, que l’accès invité n’est inclus qu’avec Office 365 Entreprise Premium, Office 365 Entreprise et Office 365 Éducation.
Il n’y a rien de pire que de passer vingt minutes à essayer de trouver la fonction dont vous avez besoin lorsque vous êtes au milieu d’une réunion ou que vous travaillez sur un projet. C’est pourquoi c’est toujours une bonne idée d’apprendre les raccourcis clavier disponibles pour les applications de collaboration comme Microsoft Teams.
Voici quelques-unes des bases que vous devez savoir :
Pour obtenir une liste complète de tous vos raccourcis clavier, entrez /Touches dans le menu de recherche en haut de Microsoft Teams.
La vidéoconférence est un excellent moyen de rassembler les équipes, peu importe où se trouvent vos utilisateurs. Cependant, les gens peuvent être réticents à participer à une vidéoconférence si leur environnement est désordonné ou distrayant. La bonne nouvelle? Avec Microsoft Teams, vous pouvez changer tout cela. Principalement, vous pouvez flouter tout ce qui se trouve derrière vous dans une vidéo, pour une intimité absolue. Pour ce faire, il suffit de :
Vous pouvez également ajouter des arrière-plans personnalisés comme un environnement de bureau ou un logo d’entreprise, plutôt que de flouter l’arrière-plan. Tous les appareils ne prennent pas encore en charge cette fonctionnalité, mais Microsoft y travaille.
SharePoint est déjà utilisé par de nombreuses organisations à travers le monde comme moyen de stocker et de sécuriser des fichiers. Vous pouvez intégrer SharePoint dans n’importe lequel de vos canaux Teams et partager des fichiers directement avec les membres de l’équipe. Les sites SharePoint Teams sont automatiquement créés lorsque vous configurez une équipe dans Microsoft Teams. Pour trouver SharePoint dans Teams, le processus est le même que pour configurer Microsoft Planner ou OneNote. Il suffit de se rendre dans l’onglet Fichiers de la chaîne, pour voir votre liste de fichiers partagés par tous les utilisateurs de cette chaîne.
La surcharge d’information est un gros problème. Non seulement vous avez des courriels et des appels téléphoniques à contrôler, mais vous gérez peut-être aussi divers outils de collaboration, des forfaits d’optimisation de la main-d’œuvre et des personnes. Suivre les canaux qui comptent le plus aidera à réduire la quantité d’informations inutiles qui vous parviennent. Pour suivre un canal :
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