5 erreurs à éviter lors de l’utilisation de Microsoft Teams

Avec des collègues et des partenaires d’affaires partout dans le monde, nous dépendons de Microsoft Teams pour faire le travail. Beaucoup l’utilisent plusieurs heures par jour. Et bien que certains aiment Teams parce qu’il permet de travailler de n’importe où, il y a des hauts et des bas. Il y a des expériences potentiellement frustrantes et des moments embarrassants lors de l’utilisation de Teams. Voici quelques exemples d’erreurs à éviter lors de l’utilisation de Microsoft Teams - et des conseils sur la façon de le faire.

Apporter des modifications non désirées à un document partagé

Le premier point de la liste des « erreurs embarrassantes à l’aide de Microsoft Teams » est lorsque vous apportez – par accident, bien sûr – des modifications indésirables aux fichiers partagés dans Teams. Si vous passez d’une version précédente d’Office où vous deviez cliquer manuellement sur « Enregistrer » pour enregistrer les modifications que vous avez apportées, il s’agit d’un piège potentiel. Dans Teams, tous les documents sont enregistrés dans SharePoint Online, et toutes les modifications que vous apportez à un document sont automatiquement enregistrées, dès que vous les apportez. Vous pouvez ouvrir une présentation client sur laquelle votre équipe a travaillé, voulant faire une présentation similaire à un autre client, alors vous commencez à changer le nom du client dans la présentation, puis passez à « Enregistrer une copie » – pour vous rendre compte que les modifications ont déjà été enregistrées. 

Alors, comment éviter cette possibilité? Commencez toujours par faire une copie du document avant d’apporter des modifications. Si vous apportez toujours des modifications au document original, cliquez sur « Sauvegarder une copie » pour enregistrer un nouveau document avec les modifications que vous souhaitiez. Retournez ensuite au document original et tapez « Historique des versions » dans la boîte de recherche en haut de l’application. Vous verrez un historique de toutes les modifications apportées au document et vous pourrez cliquer sur « Restaurer » pour revenir au document tel qu’il était avant de commencer à apporter vos modifications.

Oublier que vous êtes devant la caméra

C’est de loin l’erreur la plus courante et la plus embarrassante commise dans Microsoft Teams. Vous êtes en réunion; Au début, tout le monde a sa caméra allumée, pleinement conscient, souriant et se parlant. Ensuite, la réunion se poursuit et quelqu’un commence à faire une présentation. À ce stade, vous avez oublié que vous avez votre caméra allumée et vous ne vous voyez pas (si vous regardez la présentation en mode plein écran) mais les autres le font. Lorsque vous ne savez pas que les autres peuvent vous voir, vous pouvez faire quelque chose d’embarrassant et peut-être enregistré pour la postérité.

Certains appareils photo d’ordinateurs portables ont un voyant lumineux lorsqu’ils sont allumés - assurez-vous d’en prendre note. Efforcez-vous de rester au milieu de votre situation. Si possible, allumez la caméra pendant les discussions et éteignez votre caméra lorsque vous ou quelqu’un d’autre présentez. Si vous en faites une habitude, vous participerez plus activement à la réunion et vous minimiserez les risques de vous ridiculiser devant la caméra.

Clavarder dans le mauvais clavardage

Chaque fois que vous avez une réunion dans Microsoft Teams, un groupe de discussion d’équipe est créé avec tous les participants à la réunion. C’est pratique car vous pouvez publier des choses dans le clavardage que vous ne voudriez peut-être pas dire lors de la réunion. Par exemple, vous voudrez peut-être publier une question pendant que quelqu’un fait une présentation. Ces discussions persistent même après la fin de la réunion. C’est utile pour suivre les discussions de la réunion après la réunion – ce n’est pas si génial si vous le confondez avec une autre discussion.

Je suppose que la première recommandation pour éviter cela est d’essayer d’être professionnel quelles que soient les circonstances - de cette façon, même si vous commentez sur le mauvais chat, vous pouvez le faire avec un minimum d’embarras et de conséquences. Nous sommes tous des humains et comme Microsoft Teams est notre « bureau numérique », nous devons parfois maintenir notre professionnalisme tout en conservant notre personnalité. N’oubliez pas que vous pouvez supprimer les messages que vous avez publiés, mais sachez que quelqu’un a peut-être vu le clavardage avant que vous n’ayez eu la chance de le supprimer.

Affichage dans la mauvaise équipe

Cette erreur est liée à la précédente concernant la publication d’un message dans le mauvais chat, mais elle gagne sa propre place sur la liste. Lorsque vous travaillez dans Microsoft Teams, vous passez fréquemment et rapidement d’une équipe et d’un canal à l’autre. Si vous ne faites pas attention lorsque vous rédigez vos messages de conversation, ceux-ci pourraient se retrouver dans la mauvaise équipe ou le mauvais canal. Vous ne voulez pas être la personne qui avait l’intention d’écrire dans l’équipe de direction sur des changements sensibles dans l’entreprise, mais de les publier accidentellement dans l’équipe de production.

La première façon d’éviter ce problème est de vous assurer que vous comprenez le fonctionnement de Microsoft Teams. Les utilisateurs doivent comprendre comment utiliser efficacement Microsoft Teams, dès qu’ils sont invités à faire partie d’une équipe. Deuxièmement, une bonne recommandation est d’ajouter des icônes visuelles d’équipe pour séparer plus facilement les différentes équipes. Encore une fois, si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur et que vous avez publié un message dans la mauvaise équipe, vous pouvez supprimer votre message.

Organiser une réunion Teams sans notifications

Pendant des années, nous avons invité les gens à des réunions à l’aide d’Outlook, mais nous pouvons maintenant réserver des réunions dans Microsoft Teams. Les réunions d’équipe peuvent se tenir dans des canaux afin que tous les membres de l’équipe puissent se joindre à la réunion. Cependant, toutes ces nouvelles choses s’accompagnent de nouveaux rebondissements dont tout le monde n’est peut-être pas pleinement conscient. Par exemple, lorsque vous planifiez une réunion et sélectionnez une équipe et un canal, vous pourriez penser que les membres de l’équipe reçoivent une invitation à la réunion - ce n’est pas le cas. La réunion n’est publiée que dans le canal – elle n’apparaît pas dans leur calendrier ou leur boîte de réception en tant qu’invitation à la réunion. Cela peut être un peu gênant si vous avez planifié une réunion de lancement dans votre nouvelle équipe et que personne ne se présente.

Le moyen le plus simple d’éviter d’inviter à des réunions Teams dont personne n’est au courant est d’ajouter manuellement chaque personne que vous souhaitez inviter à la réunion dans la boîte du participant. Bien que ce soit un peu une perte de temps, vous n’avez pas à vous sentir mal de ne pas inviter tout le monde dans l’équipe puisque la réunion est visible dans le canal - comme laisser la porte ouverte de votre salle de réunion.

Maintenant que vous êtes conscient de ces erreurs possibles – et que vous savez comment les éviter, vous aurez une relation moins cahoteuse avec Microsoft Teams. Vous voulez en savoir plus sur Microsoft Teams? Cliquez sur le lien ci-dessous pour vous inscrire à une consultation Teams de CallTower :