4 nouvelles normalités pour les conférences en télétravail

Qu’on le veuille ou non, il y a une nouvelle normalité dans le monde de la communication d’entreprise : nous travaillons à domicile. Comme il s’agit de nombreux changements rapides et étendus à n’importe quel système, les résultats peuvent être résolument mitigés. De nombreux nouveaux « travailleurs à domicile » ont connu une productivité accrue, moins de stress et certainement une plus petite partie de leur journée consacrée aux déplacements. D’un autre côté, un autre groupe est aux prises avec de nouveaux défis comme l’apprentissage des systèmes de communication et l’éducation et le divertissement de leurs enfants pendant la distanciation sociale.

En gardant cette notion à l’esprit, explorons certaines des nuances du travail à domicile : audioconférence et vidéoconférence;. Avec des solutions telles que Microsoft Teams Il est important d’examiner comment les conférences peuvent améliorer la communication tout en évitant les erreurs courantes.

« Tu es muet »

Vous venez d’arriver à la vidéoconférence et vous dites bonjour à vos cohortes ou peut-être même à un invité de l’extérieur de votre organisation. Personne ne répond bonjour, mais vous attribuez cela au début de la réunion ou au changement de conversation au mauvais moment, ce n’est pas grave. Ensuite, vous intervenez sur un sujet important et personne ne répond toujours! Qu’est-ce qui se passe? Votre patron vous pose une question directe et tout le monde répond rapidement : « Vous êtes muet. » Vous avez oublié de vous réactiver.

Il peut être difficile de rester constamment conscient de savoir si vous êtes en sourdine ou non, surtout lors d’une réunion intense, mais c’est le nouveau monde de la conférence. Vous ne voulez certainement pas non plus avoir le problème inverse : penser que vous êtes en sourdine lorsque vous diffusez le son de vous-même en train de déguster une collation au milieu de la réunion. Le mieux que vous puissiez faire est de rester attentif et professionnel – les gens comprendront probablement les erreurs à ce sujet si vous présentez des excuses immédiates et sincères.

Chaos ou silence

Votre patron pose une question au groupe lors de votre conférence et vous répondez en même temps qu’un autre membre. C’est gênant et parfois un léger retard peut compliquer le timing. Pire encore, parfois le problème se répète! Faites de votre mieux pour vous arrêter, regroupez-vous avec l’autre partie et décidez qui doit partir en premier. Cela peut également se produire lors d’une réunion en personne, vous devriez donc vous entraîner à contourner ces conflits.

Le problème inverse peut être tout aussi grave : le silence. Une question peut être posée et elle ne suscite aucune réponse - quel moment inconfortable. Si c’est vous qui avez posé la question, vous pouvez éviter ce problème en préparant une version reformulée de la question ou vous pouvez adresser la question à une personne spécifique, ce qui rend la réponse plus probable. Si vous êtes membre du groupe interrogé, n’hésitez pas à couper le silence en acceptant de donner une réponse plus tard ou en suggérant quelqu’un qui pourrait en savoir plus. Le silence n’a pas besoin d’être une chose gênante s’il ne dure pas trop longtemps.

Bonnes interruptions

Lorsque vous travaillez à domicile, des interruptions surviennent, mais toutes ne sont pas mauvaises. Il est probable qu’à un moment donné, vous rencontrerez l’un des membres de votre équipe et qu’un membre de la famille ou même un animal de compagnie se promènera dans la pièce. C’est une bonne occasion de créer des liens avec les membres de votre équipe et d’apprendre à connaître un peu plus sa vie familiale. Les membres de votre équipe sont des êtres humains et plus vous vous connectez avec eux, plus la confiance se développera entre vous – la productivité d’une équipe cohésive dépasse de loin le temps perdu d’une intrusion mineure.

Mauvaises interruptions

Cela dit, il y a beaucoup d’interruptions moins optimales à découvrir dans un environnement de travail à domicile. Les entrepreneurs peuvent travailler à l’installation d’une nouvelle fournaise ou un jeu vidéo peut faire exploser à plein volume dans une autre pièce. Il est de votre responsabilité, en tant que bon membre de l’équipe et employé, de vous assurer que les distractions audio ou vidéo sont réduites à un minimum raisonnable. Il vaudrait mieux s’éloigner d’une réunion pendant un moment pour arrêter un bruit récurrent que de le laisser continuer. 

La plupart de ces leçons se résument à une solution simple : rester professionnel et comprendre la situation des autres. Nous vivons une période unique dans l’histoire de l’humanité et nous avons une chance spéciale d’être des communicateurs efficaces et de bons voisins. Passer à une situation de travail à domicile peut être difficile, mais cela peut aussi être un énorme avantage si vous et les membres de votre équipe pouvez apprendre à être productifs dans de nouvelles circonstances.

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