Conseil de conférence en ligne #1... Ne les laissez pas deviner

Il y a un peu plus d’un an, j’ai commencé ma carrière dans les conférences en ligne.  

1. Conseils AVANT la réunion

• Établissez vos objectifs – élaborez un plan global pour l’information que vous aimeriez fournir et les connaissances que vous aimeriez recueillir lors de la réunion.  Il s’agit généralement d’un petit pas.  Au moment où vous avez créé la réunion, il y a déjà un besoin.  Il est important de garder les objectifs initiaux à portée de main lors de la préparation de la présentation.  Il est plus facile qu’on ne le pense d’oublier pourquoi vous avez créé la réunion en premier lieu.

• Ordre du jour – J’envoie toujours un ordre du jour à toutes les parties avec l’invitation à la réunion.  Pour planifier des réunions plus petites, moins de 50, j’utilise les barres d’outils de mon calendrier Outlook.  Ce sont d’excellents plug-ins!  Pour les grandes réunions ou les webinaires, j’utilise le module d’événements Adobe Connect pour envoyer des invitations.  Dans l’invitation, je m’assure que le lieu de la réunion est clair et que les numéros de téléphone d’accès sont disponibles.  J’aime aussi inclure l’ordre du jour dans l’invitation.  C’est une excellente façon de rappeler à votre groupe à quoi sert la réunion.  Dans le monde occupé d’aujourd’hui, il simplifie le processus pour inclure toutes les informations sur les réunions en un seul endroit.  Je prévois également un rappel à tous les participants à la réunion 10 à 15 minutes avant le début de la réunion.  

• Matériaux – Une image vaut vraiment 1000 mots.  Pour garantir le succès d’une réunion, d’une conférence ou d’un événement, utilisez une vidéo et/ou une présentation pour vous aider à présenter les détails.  J’utilise des présentations PowerPoint pour la majorité de mes réunions en ligne.  J’aime avoir juste assez d’information sur chaque diapositive pour aider à communiquer le point.  Je trouve que plus j’ai de mots, plus je lis, plutôt que d’interagir.  De plus, s’il y a trop d’information sur une diapositive, cela peut détourner l’attention de l’orateur.  *Il est indispensable de demander à une autre personne de parcourir la présentation pour vérifier la cohérence et l’épreuve... Il est beaucoup trop facile de passer à côté de ses propres erreurs. 

• Pratique – Parcourez l’ordre du jour de la réunion et assurez-vous d’avoir couvert tous les aspects.  Si plusieurs personnes présentent, vous voudrez faire un récapitulatif, selon le type d’information transmise. 

• Environ 15 minutes avant votre événement – Entrez dans votre salle de conférence en ligne et assurez-vous que tout est exactement comme vous le souhaitez.  Préchargez toutes les questions, vidéos ou présentations du sondage que vous souhaitez afficher.  Vérifiez l’angle et l’éclairage de votre caméra et assurez-vous que vos paramètres audio sont clairs pour la réunion.  Si vous comptez enregistrer la réunion, il est bon de commencer à enregistrer quelques minutes avant de commencer.  C’est un autre élément qui peut facilement être négligé au début de la réunion.  

• N’oubliez pas que le temps est précieux – essayez d’être au point tout au long

• Utilisez votre webcam... même si ce n’est que pour une brève période pendant l’introduction.  Avec cette petite action, vous avez changé toute la dynamique de votre réunion.  Il devient interactif d’une manière qui ne peut être faite en ligne sans rencontres en personne.  Je préfère que la personne qui parle par vidéo.  Des outils comme Adobe et Lync fournissent un conférencier actif, ce qui permet à la personne qui parle actuellement d’avoir une vidéo en plein écran pour tous ceux qui sont présents.

• Informez les participants de l’endroit où se déroulent les questions et réponses.  L’utilisation des questions et réponses vous aidera à respecter le calendrier de votre réunion.  J’aime montrer aux participants où se trouve la période de questions et leur demander de soumettre des questions à tout moment pendant la réunion.  Je leur ai également fait savoir qu’il y a une séance de questions et réponses vers la fin de la réunion et que nous répondrons à toutes les questions à ce moment-là.

• Engagez le groupe avec vos questions de sondage préchargées.  L’un de mes collègues demande souvent aux participants : « Qui a été le premier, l’œuf ou la poule? »  Cela permet simplement à vos participants de participer à la discussion au fur et à mesure que vous avancez dans les points à l’ordre du jour.  J’ai l’habitude de planifier plusieurs questions de sondage tout au long de la réunion.  

• Récapitulatif – cela permet de s’assurer que le message voulu n’a pas été perdu et que tous les participants comprennent quels renseignements ont été examinés.

• Suivi – Il s’agit probablement de l’étape la plus importante du processus.  Toutes les parties concernées doivent avoir une compréhension claire de ce qui doit être fait ensuite.  Assurez-vous d’avoir bien défini ces mesures de suivi.

• Fournissez un courriel de suivi à tous ceux qui ont assisté en temps opportun.  J’aime aussi envoyer l’enregistrement à tous ceux qui y ont assisté, ainsi qu’à ceux qui n’ont pas pu y assister.  Cela permet à votre groupe de rester à jour.  Décrivez les mesures qui ont été mises en évidence à la fin de votre réunion.