Vidéoconférence efficace 

La vidéoconférence a changé à jamais le monde des affaires et prend de l’ampleur pour devenir la première alternative aux voyages d’affaires. Bien que rien ne remplacera jamais l’impact d’une réunion en personne en direct, la vidéoconférence est la meilleure chose à faire.

Les voyages traditionnels nuisent non seulement aux résultats d’une entreprise, mais ralentissent également la productivité du personnel qui effectue le voyage.  La vidéoconférence offre une alternative réaliste où le retour sur investissement peut être mesuré par rapport aux frais de déplacement qui dépassent de loin l’investissement en équipement vidéo, en formation et en service.  

Cela dit, pour utiliser pleinement cette technologie, il faut prendre des mesures pour avoir une conférence productive. Voici 7 conseils pour garder les réunions professionnelles et succinctes. 

Conseil #1 : Envoyez un ordre du jour avant la vidéoconférence

En plus de l’invitation à la réunion, assurez-vous d’inclure un ordre du jour de la réunion. Non seulement cela permettra aux invités de savoir pourquoi ils sont invités, mais ils seront également en mesure de se préparer correctement. C’est également une bonne idée de distribuer tout matériel au bureau ou par courriel à ce moment-là.

Conseil #2 : Soyez à l’heure... Mieux encore, arrivez tôt pour les réunions par vidéoconférence

C’est toujours une règle empirique pour toute réunion d’affaires. La possibilité d’utiliser la vidéoconférence vous permet d’entrer instantanément en contact avec des clients et des partenaires du monde entier. Assurez-vous d’être au courant de tout changement de fuseau horaire. Arriver à une réunion 10 minutes avant le début vous donnera amplement le temps de revoir les notes, de configurer la connexion de la réunion et de régler les changements de dernière minute.

Conseil #3 : « Vérification du micro 1-2. 1-2 po - Testez les entrées de vidéoconférence 

Assurez-vous de tester votre audio et votre visuel avant le début de la réunion. Il n’y a rien de plus contre-productif que d’avoir à dépanner pendant une conférence. Assurez-vous également qu’il y a un éclairage adéquat pour la caméra.  Évitez d’avoir trop d’ombres ou d’ampoules extrêmement brillantes. La lumière fluorescente est généralement une solution viable et efficace.  

Conseil #4 : Éliminez la « cravate folle » - Ce qui distraire en personne distraire lors d’une vidéoconférence

Assurez-vous de vous habiller de manière appropriée, en gardant à l’esprit qu’il s’agit toujours d’un cadre professionnel. Vous êtes un représentant de votre entreprise et vous devez agir et vous habiller comme tel. Évitez les imprimés qui peuvent servir de distraction comme cette superbe cravate de guitare multicolore que vous avez reçue pour votre anniversaire.

Conseil #5 : Éliminez les distractions de la caméra vidéo 

Avant votre réunion, vérifiez rapidement qu’il n’y a rien dans la ligne de vision de votre caméra qui puisse distraire les autres participants. Assurez-vous également que votre courriel est fermé et que votre téléphone cellulaire est en mode silencieux, juste une courtoisie courante.  

Conseil #6 : Évitez de parler en même temps

Plus il y a d’invités à une réunion, plus cela devient difficile. Faites preuve de patience et évitez de parler au-dessus des autres.  La personne qui organise la réunion doit tenir les questions jusqu’à la fin et poser des questions à des invités spécifiques, afin de s’assurer que tout le monde a l’occasion d’exprimer une opinion.  Une discussion vraiment ouverte est une bonne chose, mais, avec le léger retard de la technologie de vidéoconférence, l’hôte doit gérer la discussion pour une réunion productive.

#7 : « Mute, c’est plus ».  Familiarisez-vous avec les fonctions de votre vidéoconférence 

En vous coupant le son lorsque vous ne parlez pas, vous éliminerez les bruits de fond tels que les bavardages du bureau ou les téléphones qui sonnent. Cela aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie sans interruption. Cela réduira également l’écho de votre microphone.  Assurez-vous d’éduquer vos participants sur la façon de couper le son ET de réactiver le son de leur microphone au début de la réunion et demandez à tous les participants d’utiliser cette fonction.