- ENQUÊTE SUR LES COÛTS, LES FONCTIONS NÉCESSAIRES ET LES CONSIDÉRATIONS BUDGÉTAIRES -

L’époque où les communications étaient simplement définies par la voix ou par le courriel est révolue - permettant aux organisations d’être plus efficaces et productives grâce à la présence, à la messagerie instantanée, à l’audio, au Web, à la vidéoconférence, au groupe et à la collaboration sociale est révolue. 

La bonne solution de communications unifiées offrira une rentabilité et un impact commerciaux améliorés avec des économies de coûts.

Selon Gartner, le marché des communications unifiées passera de 40,9 milliards de dollars en 2014 à 42,4 milliards de dollars d’ici 2019, alimenté par la demande de services infonuagiques à mesure que les organisations numérisent leurs flux de travail d’affaires. 

STRATÉGIE DE BESOINS EN COMMUNICATIONS UNIFIÉES

Les communications unifiées transforment la façon dont le travail est effectué.  Les propriétaires d’entreprise se plongent dans les exigences de leur organisation pour déterminer si une solution sur site ou infonuagique s’aligne le mieux sur les objectifs globaux à court et à long terme d’une entreprise.  

Nous avons composé un système pour naviguer à travers les exigences et les critères des communications unifiées pour votre entreprise, en commençant par l’établissement de vos objectifs organisationnels en matière de communications unifiées, l’évaluation de votre préparation technique, l’évaluation des options de déploiement et la quantification de l’impact financier de vos options.   

1) OBJECTIFS  DE L’UC - QUELS SONT LES RÉSULTATS SOUHAITÉS?   

Si vous essayez d’évaluer l’état de préparation de votre système et de votre lieu de travail pour une solution de communication unifiée, vous devez tenir compte d’un certain nombre de variables. L’établissement d’objectifs pour ce que vous voulez que la solution accomplisse pour votre entreprise vous aidera à naviguer efficacement dans ces problèmes. Le taux d’adoption des changements technologiques et le retour sur investissement en dollars forts. L’établissement d’objectifs spécifiques, mesurables et réalistes avec un échéancier défini est essentiel pour évaluer si, quand et comment déployer une solution de communications unifiées.    

L’optimisme doit rester sous contrôle et porter une attention particulière au calendrier et à l’adoption. Créez une marge tampon dans toutes les phases de votre parcours de communications unifiées pour tenir compte des nombreux retards que vous rencontrerez. Tenez compte du niveau de changement technologique que vous évaluez pour vos employés lorsque vous prévoyez les pourcentages d’adoption et les délais.    

Une entreprise comptant 1500 personnes choisit un fournisseur de communications unifiées hébergées pour transférer son équipe vers le nuage.   Le processus de mise en œuvre comprend un déploiement progressif dans l’ensemble de l’entreprise plutôt que de déplacer l’ensemble de l’entreprise vers la solution de communications unifiées en même temps.  Le déploiement d’une solution pour une entreprise de cette taille commencerait par l’équipe technique clé et les personnes internes qui soutiennent la majeure partie de la main-d’œuvre.  Le groupe suivant comprendrait les cadres supérieurs et la direction, le dernier groupe étant les gros consommateurs.  Ce processus permet aux équipes informatiques et aux utilisateurs finaux d’adopter le plus efficacement possible la nouvelle technologie. 

2) À QUOI DEVRAIENT RESSEMBLER LES OBJECTIFS DE L’UC?  

TAUX D’ADOPTION PAR DEMANDE DE UC – Les critères de déploiement identifiés avec l’adoption commencent par une stratégie réfléchie pour aider à éliminer les obstacles à l’adoption.  Les principaux outils de communication doivent être adoptés en premier, qu’il s’agisse du téléphone, du courriel ou du clavardage, suivis de l’audioconférence, du Web et de la vidéoconférence.  Les intégrations des clients telles que le centre de contact, le CRM et l’enregistrement des appels doivent être incluses dans la phase finale. 

PRODUCTIVITÉ – L’impact sur l’efficacité de la main-d’œuvre est lié à l’adoption d’une nouvelle application de communications unifiées par les équipes et les services.  La mesure comprendra une communication et une collaboration accrues entre les équipes et les services. 

IMPACT SUR LES RESSOURCES INFORMATIQUES – Un fournisseur hébergé gérera les services de mise en œuvre, de formation, de maintenance et de soutien avec les conseils des équipes informatiques.   Les équipes informatiques seront restructurées à mesure qu’elles passeront de la maintenance logicielle et du dépannage des problèmes à la fourniture de services axés sur les objectifs de l’entreprise.   

MODÈLE FINANCIER ET RETOUR SUR INVESTISSEMENT – Les estimations de l’impact sur la productivité et des ressources informatiques avec les dépenses SaaS d’achat et de location par rapport aux dépenses actuelles fourniront des estimations quantifiables qui établiront une augmentation des revenus avec une diminution des coûts opérationnels. 

3) PRÉPARÉ TECHNIQUEMENT 

Une fois que vous avez créé vos objectifs de communications unifiées, défini la façon dont vous utiliserez la solution et examiné les changements apportés aux ressources informatiques, l’étape suivante consiste à approfondir votre préparation technique. Le déploiement réussi d’une solution de communications unifiées dépend d’une évaluation minutieuse de votre préparation technique. Votre réseau est-il prêt pour les applications que vous prévoyez de déployer? Quelles que soient les phases de déploiement des applications, adopter une approche holistique de l’évaluation du réseau. Votre réseau local filaire et sans fil est-il prêt à prendre en charge les applications? Vos ordinateurs portables et tablettes sont-ils mieux configurés pour exécuter des applications de communications unifiées par Wi-Fi? Comment les données voyageront-elles entre les bureaux, accèderont-elles aux applications du centre de données, accéderont-elles aux services infonuagiques? L’infrastructure doit être capable de fournir suffisamment de données et de prioriser les données, en sachant que la consommation de données par utilisateur peut augmenter considérablement avec le le déploiement d’appels vidéo et le partage d’applications.  

Commentutiliserez-vous la solution et votre infrastructure informatique aura-t-elle besoin d’un rafraîchissement pour prendre en charge une nouvelle solution? Avant de vous lancer dans la recherche d’une solution de communications unifiées appropriée, déterminez vos besoins en matière d’entreprise et d’infrastructure. Un accent mis sur l’amélioration de la productivité des individus par la mise en œuvre de nouvelles capacités de communications unifiées permettra d’atteindre un objectif complet d’optimisation des processus d’affaires. Cependant, vous devez vous assurer que les bases sont solides avant de créer les applications de communications unifiées sur le dessus.  

Certains fournisseurs de communications unifiées sont équipés pour gérer les évaluations de réseau à divers degrés. Au minimum, il existe des outils d’évaluation de réseau à faible coût que vous pouvez utiliser pour déterminer si votre réseau est prêt à prendre en charge la téléphonie IP et d’autres applications de communications unifiées en temps réel.   

• Complexité. Cela couvre des questions telles que le nombre d’utilisateurs que vous soutenez, le nombre d’emplacements, le pays seulement par rapport à l’international et si des fonctions telles que la messagerie instantanée seront déployées séparément ou intégrées à la téléphonie IP et à d’autres fonctions de base. Un autre élément clé est de savoir si vous mettez à niveau l’équipement existant, envisagez une solution hybride ou le remplacement complet des systèmes en place aujourd’hui.  
• Évolutivité. Une fois que votre système sera opérationnel, dans quelle mesure prévoyez-vous qu’il se développera? Dans quelles régions prévoyez-vous le plus haut niveau de croissance et d’ici quand? À quelle vitesse devez-vous passer à l’échelle et devriez-vous le réduire?  
• Architecture. Ces questions détermineront l’efficacité avec laquelle les composants de votre réseau peuvent être intégrés et configurés, et si vous recommencerez à zéro ou intégrerez un système existant.  
• Sécurité et conformité. Les modèles de communications unifiées infonuagiques sur site et hébergés offrent des options de sécurité avancées. Tenez compte des exigences actuelles et futures en matière de sécurité et de conformité. Cela peut impliquer de discuter avec d’autres unités opérationnelles pour voir si de nouvelles industries sont envisagées par les ventes, comme le gouvernement fédéral ou d’État, ou si de nouvelles offres de services sont envisagées qui nécessiteraient un niveau de sécurité plus élevé et des certifications de conformité supplémentaires.   
• Prise en charge des appareils, de la mobilité et des plateformes grand public émergentes. La technologie grand public ne s’arrête pas, de sorte que votre solution de communications unifiées doit être capable d’adopter rapidement de nouveaux appareils et systèmes d’exploitation, peu importe ce que l’avenir nous réserve.    

4) SOLUTIONS SUR SITE VS INFONUAGIQUE 

Bien que les coûts d’investissement soient beaucoup plus élevés pour les systèmes sur site, le fait de savoir que l’infrastructure opérationnelle réside et est gérée à l’interne peut s’aligner stratégiquement sur les objectifs de l’entreprise. Cependant, les principaux facteurs liés aux systèmes sur site ne sont généralement pas axés sur les finances. Les environnements qui nécessitent un haut niveau de personnalisation et d’intégration avec les systèmes internes propriétaires conviennent souvent mieux aux systèmes sur site. Nous regroupons les systèmes détenus et exploités par les clients. Un autre moteur de la sécurité et de la conformité est la sécurité et la conformité. Les industries hautement réglementées peuvent exiger des mesures de sécurité spécifiques qui ne sont disponibles qu’avec un système détenu et exploité par le client.    

Il existe une multitude de pilotes pour une solution hébergée/infonuagique. Les économies d’investissement sont un avantage très médiatisé d’une solution hébergée vendue sur la base d’une licence ou d’un abonnement. L’hôte fournit et entretient tout le matériel et les logiciels requis pour la solution de communications unifiées et facture au client des frais mensuels par licence. L’exigence d’une dépense en capital pour une mise à niveau vers un système sur site peut être un facteur de motivation pour l’évaluation du cloud, mais elle ne devrait pas être la raison de déployer une solution cloud. L’évaluation de votre environnement actuel, des capacités techniques, du niveau d’évolutivité et du niveau de redondance sont plusieurs facteurs à prendre en compte. Obtenir un rendement opérationnel sans précédent dans tous les domaines s’il est déployé pour les bonnes raisons.  

5) QUANTIFICATION DE LA COLITE ULCÉREUSE

Quantifier une solution de communications unifiées il doit ajouter de la valeur et de la différenciation stratégique à votre entreprise.  L’étude de cas de Microsoft ci-dessous examine la baisse des coûts et l’amélioration des résultats opérationnels qui sont souvent identifiés lors de l’examen des communications unifiées. 

Une organisation devrait voir une réduction immédiate des dépenses en télécommunications et une augmentation de l’efficacité de la main-d’œuvre avec l’adoption d’une solution de communications unifiées.  

L’espérance de vie de la technologie évolue rapidement et les avantages de posséder des technologies de communication par rapport à l’abonnement à une solution se tournent vers un modèle d’abonnement basé sur le cloud. Une solution hébergée permet à une entreprise de tirer parti de la technologie en constante évolution, de n’importe où et à tout moment, sans avoir à fournir des mises à jour internes ou à résoudre des problèmes informatiques.  Offrez aux entreprises une communication et une collaboration rationalisées tout en réduisant les coûts.  

PHASE   DES EXIGENCESGUIDES  

• 3 considérations lors de l’achat de produits de CU 
• Guide comparatif des solutions de communications unifiées sur site par rapport aux solutions de communications unifiées hébergées dans le cloud 

Alors que nous terminons la phase des exigences du passage au nuage de communications unifiées, nous cherchons des critères de prise de décision. 

Prêt à passer àla phase de décision?