Conseils sur la collaboration d’équipe dans une situation de travail à distance

La collaboration d’équipe à distance nécessite deux choses fondamentales : une réflexion réfléchie et quelques adaptations pour le bureau virtuel. Alors que de plus en plus d’équipes passent au numérique et se tournent vers le travail à distance, il est important de se rappeler que les types de communication nuancée que vous obtenez dans un environnement de bureau ne se traduisent pas nécessairement en ligne.

L’établissement d’un système de collaboration et de communication d’équipe contribue grandement à assurer la productivité et le bonheur de votre équipe.

Le contexte est roi

Lorsque vous communiquez numériquement, vous ne savez jamais exactement ce que l’autre personne fait à ce moment-là. Ils peuvent être à leur bureau comme vous, ou ils peuvent se précipiter frénétiquement à une réunion de vente, ne répondant que « oui » à votre question et ne donnant pas d’élaborations parce qu’ils n’ont pas le temps.

Sans comprendre le contexte de l’autre personne, vous pourriez penser que cette personne ne se soucie pas du problème que vous avez soulevé alors qu’elle court simplement pour aller aux toilettes ou pour aider son enfant. Avec des informations sur leur contexte, les réponses sèches prennent soudainement du sens : ce n’est pas que votre collègue ne s’en soucie pas, il est simplement indisposé pour le moment.

La communication avec votre contexte peut vraiment aider à prévenir toute mauvaise communication lorsque les choses sortent de l’ordinaire. Informez les membres de l’équipe lorsque vous êtes tête baissée sur un projet et que vous ne pouvez pas répondre aux questions immédiatement. Il est toujours préférable de trop communiquer que de faire des suppositions.

Établir des règles de base

Si vous travaillez déjà dans une équipe à distance, il y a de fortes chances que votre équipe ait sa liste d’outils préférés. La question importante à se poser est de savoir comment et quand utiliser ces outils pour transmettre la bonne information. Toutes ces considérations peuvent se résumer à une simple question qui vous permet d’économiser beaucoup de temps et d’énergie mentale.

Par exemple, si vous avez une mise à jour de projet qui n’est pas urgente, envoyer un ping aux gens dans le clavardage peut les distraire et les éloigner du brillant état de zen concentrationnel qu’ils ont essayé d’atteindre toute la journée.

Outils de clavardage vs appels vidéo

Considérez ces quatre idées :

• Communiquer avec une interface textuelle comme le clavardage ou le courriel peut cacher l’intention et l’humanité : Gardez à l’esprit qu’à la fin du clavardage se trouve un être humain avec des sentiments et des réactions.
• Si vous avez une rétroaction constructive à donner, faites-le par appel vidéo afin que vos intentions soient transmises de manière plus chaleureuse et humaine.
• En raison d’un manque d’indices verbaux et émotionnels, une personne peut percevoir une interaction par clavardage comme une dispute alors que l’autre personne la perçoit comme une discussion.
• Le ressentiment s’accumule au fil du temps parce que les problèmes sous-jacents ne sont pas abordés. La communication numérique qui devient malhonnête peut engendrer des malentendus et blesser les sentiments. Réglez ces problèmes avant qu’ils ne deviennent un problème.

La façon la plus simple d’étouffer cela dans l’œuf est de reconnaître l’humanité des membres de l’équipe en voyant leur visage lors d’un appel vidéo. Cela change la donne pour les équipes qui souhaitent accroître et améliorer leurs efforts de collaboration.