- IL EST TEMPS D’ADOPTER VOTRE SOLUTION UCaaS - 

La communication unifiée en tant que système (UCaaS) permet une organisation plus collaborative et interconnectée, à la fois à l’interne entre les membres de l’organisation et à l’externe aux clients, aux partenaires et aux agents à distance.

De nombreuses entreprises travaillent déjà fort pour adapter ou convertir leurs systèmes de communication existants en une plateforme unifiée. Si vous cherchez à passer à unsystème UC aaS, vous voudrez naviguer efficacement dans les méandres de la route.

\Nous avons compilé une liste de pièges courants à éviter pour les organisations qui cherchent à faire le changement : 

1. Accepter les ANS sous-développés et non régis 

L’UCaaS est une bête complexe. Sa portée s’étendra à toutes les fonctions opérationnelles d’une organisation et peut inclure de multiples affiliations de fournisseurs de services. Pour ces raisons, il est difficile d’élaborer une entente de niveau de service (SLA) complète pour les solutions de communications unifiées. Les ANS peuvent également manquer de gouvernance pour encourager le respect des niveaux de service et des objectifs de rendement convenus. Afin de recevoir réellement les services convenus, vous devrez vous assurer que votre SLA couvre toutes les fonctionnalités et tous les services UCaaS et vous assurer que vous avez le pouvoir d’appliquer correctement le SLA. 

2. Surestimer les plateformes et les systèmes de soutien existants 

Les communications unifiées offrent un service cohérent de voix, de vidéo et de données, mais sans améliorations significatives du réseau, les communications unifiées peuvent entraîner une mauvaise qualité vocale et une mauvaise performance du réseau. Les infrastructures de certaines organisations, en particulier celles qui ont des plateformes existantes ou non IP-PBX, ne sont pas équipées pour traiter efficacement ces applications vocales et vidéo. De plus, l’ajustement de ces infrastructures existantes pour prendre en charge les communications unifiées peut également avoir un impact sur le trafic de données, ce qui peut entraver les applications critiques avec des téléchargements plus longs et des temps de réponse plus lents. Vous devrez vous assurer que votre infrastructure est capable et prête à faire face aux nouvelles contraintes d’un système de communications unifiées. 

Vos équipes de soutien existantes ne sont probablement pas préparées à gérer, résoudre et diagnostiquer divers problèmes en ce qui concerne les nouveaux services de communications unifiées. Le dépannage implique à lui seul une fusion complexe de sources de données dérivées du fournisseur, de l’utilisateur final, du protocole et du paquet pour une compréhension et un diagnostic en temps réel des problèmes. Assurez-vous que vos équipes sont bien préparées à des problèmes techniques et de systèmes complexes et de grande envergure avant de fournir un soutien. 

3. Choisir le mauvais fournisseur de communications unifiées pour votre organisation 

Un autre défi auquel de nombreuses organisations sont confrontées lors de la transition vers les UCaaS est de choisir le bon fournisseur de communications unifiées. La plupart des fournisseurs (en particulier les plus grands fournisseurs multirégionaux ou mondiaux) ont tendance à se concentrer uniquement sur une ou deux catégories de normes de communications unifiées et ne tiennent pas compte de toutes les options de services gérés.  Les fournisseurs de communications unifiées ont du mal à servir tous les aspects de l’UCaaS de manière égale et se concentreront sur les catégories qui se sont avérées efficaces dans leur domaine. Ce manque d’orientation globale est attribué au fait que la définition des UCaaS est souvent ambiguë et mal représentée dans les marchés des UC. Il n’existe pas de mesures normalisées à l’échelle de l’industrie pour évaluer les capacités de prestation et de performance d’une offre de communications unifiées. En tant que consommateur, vous devrez identifier les besoins les plus critiques pour votre organisation et trouver un fournisseur de communications unifiées qui répond directement à tous vos besoins.  

4. Formation et pratique inefficaces 

Les communications unifiées se composent de plusieurs parties principales, et chacune de ces parties nécessite de la formation et de la pratique dans l’environnement de votre organisation. Cela commence par les membres du service informatique et les administrateurs internes des communications unifiées, qui commenceront à se former sur la solution globale, les attentes de la solution et les subtilités de la gestion de la solution de communications unifiées.  Les utilisateurs finaux peuvent avoir des besoins de formation de différents niveaux.  Si une solution de communications unifiées comprend des intégrations, comme le CRM, le centre de contact ou l’enregistrement des communications unifiées, chaque utilisateur devra être formé à la solution de communications unifiées ainsi qu’à tout autre outil de la solution qu’il utilisera.  Malheureusement, la formation pour tous ces éléments se déroule généralement en une journée (sans ateliers ni suivi); cette approche est particulièrement inefficace.   

Une formation efficace doit séparer les différents éléments afin que les utilisateurs comprennent d’abord la solution dans son intégralité et comment elle améliorera les communications et la collaboration.  Chaque utilisateur doit être pratique, apprenant les tenants et aboutissants de sa solution de communications unifiées.  Il est également important de rendre l’information sur la solution facilement accessible.  L’accès aux guides de démarrage rapide est essentiel.  Il est également important d’offrir une formation de suivi.  Un enseignement approprié tire parti de l’enseignement oral, des questions et réponses, de la pratique et du renforcement. Il s’agit d’un élément essentiel d’une transition vers la colite ulcéreuse; si les attentes initiales des utilisateurs ne sont pas satisfaites, l’organisation ne bénéficiera pas du retour sur investissement attendu. Lorsque vous discutez de votre nouveau système à l’interne et pendant la formation, concentrez-vous sur les fonctionnalités les plus désirées ou les plus nécessaires par les utilisateurs, qui généreront le taux d’adoption le plus rapide et qui offriront les plus grandes améliorations de productivité.  

5. Ne pas assigner d’évangélistes de l’UC pour votre organisation 

Pendant et après la mise en œuvre de l’UCaaS, un certain nombre d’évangélistes doivent être sélectionnés et affectés au sein de l’organisation. Les évangélistes doivent promouvoir les nouveaux outils fournis par votre nouvelle solution UCaaS. Ils géreraient la formation continue selon les besoins des divers départements et incarneraient la vision des communications unifiées de votre organisation en faisant la promotion et l’utilisation des caractéristiques et des fonctions des communications unifiées. Le poste est mieux occupé par un gestionnaire de niveau intermédiaire avec le soutien de toute son équipe plutôt que par un PDG ou un autre cadre. 

Éviter ces pièges et suivre les étapes recommandées vous aidera à tirer le meilleur parti de votre nouveau système de CU. Vous maximiserez votre retour sur investissement et augmenterez la collaboration et l’efficacité dans l’ensemble de votre organisation. L’UCaaS, correctement utilisé, est l’avenir de la technologie de communication et vous devez l’utiliser pour garder une longueur d’avance. 

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