Lorsque vous commencez tout processus de mise en œuvre, il est essentiel d’avoir un plan solide avec votre fournisseur hébergé. L’ajout de la voix IP à votre solution UCaaS a un objectif technologique différent. Les organisations peuvent faire face à un certain nombre de complications pendant le processus de mise en œuvre. Se lancer dans la mise en œuvre d’une UC sans processus en place est trop risqué.
Nous avons identifié 9 critères essentiels pour vous assurer une mise en œuvre réussie de l’UCaaS.
Avouons-le, vous ne voulez pas risquer votre mise en œuvre de l’UCaaS avec quelqu’un qui n’en a jamais fait auparavant. Il y a beaucoup d’éléments mobiles lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre une solution de communications unifiées robuste. Vos besoins commerciaux sont uniques et votre fournisseur hébergé doit avoir l’expérience nécessaire pour guider correctement votre charge vers une mise en œuvre réussie des communications unifiées.
Le fournisseur de solutions hébergées que vous avez choisi devrait avoir une équipe de mise en œuvre désignée dirigée par un gestionnaire de projet qui est responsable de l’ensemble de votre projet de mise en œuvre ainsi que de l’intégration. Le gestionnaire de projet établira des attentes claires, assurera le succès de l’exécution et sera responsable de la relation et de l’expérience client.
Le gestionnaire de projet coordonnera également toutes les activités et tous les efforts de l’équipe de mise en œuvre et toute ressource supplémentaire. Le gestionnaire de projet doit être tenu responsable et assurer un élan continu avec toutes les ressources supplémentaires nécessaires pour mener à bien votre mise en œuvre UCaaS.
La préparation de la mise en œuvre commence par la découverte. Le fournisseur hébergé devrait travailler avec votre équipe pour obtenir une étude approfondie de votre environnement actuel. Au cours de la séance d’information, une utilisation commerciale sera établie pour votre nouvelle solution, et les caractéristiques et fonctionnalités seront examinées dans votre environnement actuel. Les exigences et les attentes des clients seront décrites et le projet global aura une idée générale de la date à laquelle votre mise en œuvre devrait être terminée.
Il n’est pas surprenant que le projet de planification globale soit un impératif pour le succès global. Au début de votre mise en œuvre, le gestionnaire de projet travaillera avec votre équipe et l’équipe de mise en œuvre pour concevoir un plan détaillé qui décrit chaque phase du processus de mise en œuvre. Ce document de travail servira à garantir que l’activité de mise en œuvre demeure conforme à la cible. L’objectif final du gestionnaire de projet est de faire progresser votre entreprise tout au long du processus de mise en œuvre, aussi facilement et rapidement que possible, tout en répondant à toutes les attentes et à tous les livrables décrits dans le plan.
Un plan de mise en œuvre opérationnel doit contenir le cadre stratégique complet pour les phases du projet, qui doit comprendre la préparation, la planification, l’amélioration de la conception, la mise en œuvre, l’exploitation et l’optimisation. Le cadre établira la clarté et les attentes pour le projet et le processus de mise en œuvre.
La définition du produit doit être élaborée par le fournisseur hébergé pour être utilisée comme point de référence tout au long de la vie du projet. Il fournira des précisions détaillées sur l’objectif général du projet en définissant les objectifs, les critères de réussite, les jalons principaux, les produits livrables et les conditions du projet (hypothèses, enjeux, risques, contraintes).
La définition du projet variera selon le produit, la solution et votre environnement d’affaires unique, y compris les besoins spécifiques.
Votre fournisseur hébergé peut disposer d’un outil de gestion de la mise en œuvre qui gérera les diverses tâches, dépendances et livrables, ainsi que le calendrier d’achèvement et renforcera la clarté et l’état du projet.
Avant l’appel de lancement et la portée complète des travaux sera créée avec : objectifs, livrables, caractéristiques, fonctions, tâches, échéanciers et échéances, frais et pénalités
L’appel de lancement établit le transfert entre l’équipe de vente et l’équipe de mise en œuvre. L’équipe de vente du fournisseur hébergé et les ingénieurs de la solution font des présentations à l’équipe de mise en œuvre. L’équipe de mise en œuvre déterminera et définira les rôles au sein de son équipe. Votre équipe désignera les membres de l’équipe qui travailleront avec l’équipe de mise en œuvre et sera établie comme personnes-ressources principales pour maintenir le plan de projet dans les objectifs prévus. Les principaux membres de votre équipe seront les principaux associés techniques et d’approvisionnement, ainsi qu’une personne-ressource financière. L’équipe de mise en œuvre examinera l’environnement actuel, partagera la vision de la mise en œuvre et les objectifs de clarté. Un examen approfondi de la portée du document de projet sera évalué. L’équipe examinera également le plan du projet, l’échéancier et les jalons, les dépendances et les ressources nécessaires. Au cours de cet appel, les exigences des clients seront établies, ainsi qu’un calendrier et des lignes directrices sur les réunions. Les besoins en formation et les diverses options seront discutés et déterminés. Le gestionnaire de la mise en œuvre vous fournira des options d’escalade si vous estimez que votre projet n’est pas dans la bonne direction.
Au début du projet, les réunions hebdomadaires examineront les mises à jour, vérifieront tout changement et feront les demandes identifiées lors de l’appel de lancement. Au cours de ces réunions, le plan de projet sera mis à jour pour refléter tous les progrès et les exigences supplémentaires.
Au cours de la prochaine phase de la mise en œuvre, votre projet continuera d’être surveillé et suivi, et le plan de projet sera mis à jour. Les appels hebdomadaires s’ensuivront pour que toutes les parties soient confiantes dans l’orientation de la mise en œuvre. La solution sera déployée selon le plan de l’entreprise, configurée pour répondre aux besoins de votre entreprise et l’approvisionnement de tout le matériel requis sera mis en place. Un groupe d’essai de votre entreprise aura accès à la solution activée et la formation commencera. Le groupe d’essai évaluera la solution.
Une fois que les solutions auront été testées et évaluées pour leur fonctionnalité, la formation finale et le déploiement seront lancés. Les performances de la solution et les améliorations seront surveillées de près et des ajustements seront effectués.
La transition de l’équipe de mise en œuvre à l’équipe de soutien se fait de la même manière que la transition des ventes à la mise en œuvre. Le début de la réunion commencera par une séance de questions et réponses complète. Le gestionnaire de la mise en œuvre examinera le projet, le client fournira une rétroaction pour s’assurer que toutes les parties estiment que les attentes ont été satisfaites et que la mise en œuvre est un succès.
La prochaine étape pour que votre main-d’œuvre utilise ses nouveaux outils est l’adoption. Dans la prochaine phase du parcours UC, nous explorerons la formation supplémentaire et l’adoption par la main-d’œuvre.