Pour que les réunions aient lieu efficacement, elles doivent être bien organisées, planifiées et conduites de manière à permettre une utilisation maximale du temps passé dans le forum. L’utilisation d’un tableau blanc dans Teams est une façon courante d’esquisser ses idées et de fournir une présentation visuelle qui permet une compréhension plus confortable des concepts et des idées présentés. La fonctionnalité favorise également la créativité et améliore la collaboration entre les membres de l’équipe, augmentant ainsi le taux de rétention des idées et améliorant la communication en général.
Une autre fonctionnalité pratique dans les équipes est de garder le bruit sous contrôle avec l’icône de sourdine. À moins que l’un d’entre eux ne parle, il est toujours conseillé de garder votre microphone en sourdine pour éviter de perturber l’orateur pendant la session avec vos activités en arrière-plan. Cette fonctionnalité est pratique, surtout avec les personnes travaillant à domicile, car il y a de nombreuses activités en arrière-plan comme les enfants qui jouent ou crient, ce qui peut être assez perturbateur. Heureusement, lorsqu’ils activent la fonction de sourdine, il est peu probable que leurs activités en arrière-plan perturbent les réunions.
Un moyen très efficace de communiquer avec les autres membres de l’équipe pendant une réunion est de clavarder. Un clavardage de groupe est créé automatiquement au début de toute réunion Microsoft Teams. C’est une fonctionnalité très utile car vous pouvez contribuer à une discussion sans nécessairement interrompre l’orateur. De plus, si l’un d’entre eux ne comprend pas le point du conférencier, il peut toujours demander des éclaircissements sur les clavardages aux autres membres sans l’interrompre directement. Même après la fin de la réunion, la conversation est toujours active et les membres peuvent continuer à publier leurs commentaires.
La consignation d’une réunion peut également être un moyen bénéfique de s’assurer que même les absents obtiennent l’information qu’ils ont manquée. L’enregistrement peut facilement être partagé entre ceux qui n’ont pas participé à la réunion et être examiné pour un examen plus approfondi par ceux qui y ont assisté. Cependant, cela se fait généralement après l’accord de tous les membres du forum, et un avis est toujours donné au début de l’enregistrement. Prendre des notes peut également être idéal pour capturer la réunion. On parle parfois de procès-verbal de réunion et sert à saisir les mesures à prendre et à consigner les décisions critiques.
En brouillant l’arrière-plan, les réunions Microsoft Teams permettent d’assister confortablement à une réunion de n’importe quel endroit à condition d’avoir une connexion Internet. La fonction de flou permet à un utilisateur de dissimuler son arrière-plan pour rendre la réunion professionnelle ou éviter que les autres utilisateurs ne soient distraits par les activités en arrière-plan. Par exemple, vous avez une réunion dans la cuisine. Par conséquent, avant de participer à une discussion, vérifiez toujours la bascule de flou qui se trouve entre l’activation de votre microphone et de votre caméra afin de pouvoir l’activer chaque fois que nécessaire.
Enfin, partager son écran sur Microsoft Teams est l’un des meilleurs aspects des réunions numériques. Cela permet aux autres membres de l’équipe de jeter un coup d’œil à ce que vous regardez sur votre écran. Par exemple, montrer aux autres membres de l’équipe un site Web ou une diapositive PowerPoint dont vous parlez au lieu de leur envoyer des courriels de documents et de liens vers ces sites Web. Cela permet généralement de garder tous les membres de la réunion sur la même longueur d’onde.
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