Si vous avez passé suffisamment de temps dans n’importe quel domaine d’affaires, vous avez probablement rencontré des situations où vous avez dû faire des conférences téléphoniques avec des collègues, des partenaires commerciaux ou des clients. Mais lorsque vous le faites régulièrement, vous reconnaîtrez l’occasion que vous avez d’affiner vos méthodes de conférence et de créer une expérience plus réussie et productive pour toutes les personnes impliquées. Alors, comment peut-on faire cela? Simplement en mettant en œuvre quelques conseils utiles. Dans cet article, nous présenterons cinq façons simples et efficaces de rendre les conférences encore plus productives.
- Éliminez le bruit inutile : Rien n’est plus ennuyeux que d’entendre des gens texter ou des téléphones cellulaires sonner pendant une conférence téléphonique importante. C’est l’un des moyens les plus sûrs de perturber un appel important et de perdre potentiellement un partenaire ou un client. Avant de commencer un appel vidéo ou une conférence Web, coupez le son de tous les téléphones et de tout ce qui pourrait distraire tout le monde dans la réunion.
- N’oubliez pas l’importance du contact visuel : Cela est facilement négligé, car lorsque vous êtes en vidéoconférence, vous n’avez pas la même impression d’être en face à face. Mais n’oubliez pas que les autres personnes avec lesquelles vous participez à une conférence téléphonique peuvent vous voir (sauf si vous n’utilisez pas d’appel vidéo) et que ce contact visuel est nécessaire. N’oubliez pas de le maintenir lorsque vous parlez ou lorsque quelqu’un de l’autre ligne a quelque chose à dire.
- Gardez les conversations parallèles hors des conférences téléphoniques : Pensez-y de cette façon : si vous ne le faites pas lors d’une réunion en personne, ne le faites pas lors d’une conférence téléphonique. Un son de haute qualité captera très probablement ce bruit supplémentaire qui n’est pas seulement une distraction du sujet principal, il peut être mal pris ou considéré comme impoli par toute autre personne avec qui vous êtes en appel. Qu’il s’agisse d’une conversation parallèle avec quelqu’un assis à côté de vous ou d’une conversation séparée par courriel ou texto, il vous sera difficile, à vous et aux autres, de vous concentrer sur les points importants discutés. Gardez toutes les conversations supplémentaires pour après la conférence téléphonique.
- Habillez-vous pour l’occasion : Si vous menez votre conférence téléphonique au bureau, vous êtes probablement déjà habillé professionnellement. Cependant, porter une tenue appropriée au bureau n’est tout simplement pas suffisant lorsque vous faites une vidéoconférence avec quelqu’un. Pourquoi? Parce que les vêtements tels que les chemises rayées ou les tenues à motifs sont très distrayants visuellement. Et les couleurs telles que le rouge, le noir et le blanc n’apparaissent pas bien sur la vidéo. Donc, si vous effectuez une vidéoconférence, assurez-vous de vous habiller correctement et de laisser certaines couleurs ou motifs derrière vous ce jour-là.
- Gardez-le vivant : Cela ne semble peut-être pas être l’une des questions les plus urgentes à aborder lorsqu’il s’agit d’une conférence téléphonique, mais cela a certainement un effet énorme sur l’ensemble de l’expérience et le résultat. Pendant votre vidéoconférence, gardez tout aussi détendu que possible. Bien que vous discutiez probablement de questions d’affaires sérieuses, la clé pour en faire un processus agréable pour toutes les personnes impliquées est de le garder vivant et de passer un bon moment. Ne vous laissez pas tendre ou craindre lorsque vous devez parler de quelque chose ou présenter un point. Intervenez, parlez avec confiance et gardez simultanément l’énergie productive, mais détendue. Cela mettra tout le monde à l’aise tout en gardant l’attention de tout le monde et en facilitant la concentration.
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