Comme tout le monde se concentre sur les réunions et les projets, certains de vos employés écoutent à moitié ce qui se passe dans la salle. La demi-écoute et la distraction ne sont pas les seuls problèmes qui se posent lors des conférences téléphoniques; Il y a plusieurs autres erreurs qui se produisent pendant les conférences téléphoniques et qui peuvent certainement frustrer les employés et les autres membres de la conférence téléphonique.
Lorsqu’il n’y a pas d’ordre du jour en place, vous pouvez risquer d’envoyer tous les membres de la conférence téléphonique « dans la jungle » sans aucun but connexe. Tout en étant spontané et exubérant peut fonctionner dans une variété de contextes, en particulier pendant la page de délibération et d’analyse. Cependant, lorsqu’il s’agit de conférences téléphoniques, tout le monde devrait savoir exactement en quoi consiste la conférence téléphonique et ce qu’elle cherche à accomplir. Établissez un ordre du jour avant le début de la réunion (de préférence dans le cadre de l’invitation initiale) et réitérez-le au début.
Combien de fois avez-vous participé à une conférence téléphonique où quelqu’un a été interrompu, que ce soit intentionnellement ou non? Beaucoup de gens ont été interrompus par quelqu’un qui parle au-dessus d’eux pour réfuter un point qu’ils viennent de soulever. Lorsque l’interruption est faite exprès, cela peut créer un silence gênant, une dispute ou une forte tension entre tous les membres de la pièce. Parfois, la conversation peut prendre une tournure complètement différente et devenir très peu professionnelle. Travaillez fort pour favoriser une atmosphère où tout le monde peut se sentir à l’aise de parler et de contribuer à l’ordre du jour. C’est là le but, après tout.
Lorsqu’il y a des membres de la conférence téléphonique qui ne sont pas physiquement dans la salle, il peut être très facile pour quelqu’un d’arrêter de participer. Vous avez probablement participé à une conférence téléphonique lorsque vous avez posé une question et qu’aucune réponse n’a été donnée. Tout le monde reste silencieux en espérant que la personne à côté d’eux dira quelque chose pour qu’ils n’aient pas à le faire. Lorsqu’une conférence téléphonique devient très calme, cela peut généralement signifier que tout le monde n’était pas préparé pour la conférence téléphonique. Parfois, il y a tellement de moments calmes dans une conférence téléphonique parce que l’horaire ou l’ordre du jour n’a pas été distribué. L’organisateur de la réunion doit avoir un plan en place pour maintenir la réunion sur la bonne voie et faire avancer l’ordre du jour, plutôt que de la laisser tomber dans le silence.
Si tout le monde travaille ensemble depuis des années ou des mois, est-il vraiment nécessaire de longues présentations chaque fois qu’une conférence téléphonique a lieu? Il est compréhensible que de nouveaux membres soient présentés, mais est-il nécessaire que tout le monde soit présenté lors de chaque appel? Il n’y a rien de mal à faire des plaisanteries, mais parfois tout le monde veut aller droit au but de la conférence téléphonique et commencer à travailler. Assurez-vous que le temps précieux au début de la réunion est suffisamment réparti pour les plaisanteries, puis mettez-vous au travail rapidement.
Ne trouvez-vous pas frustrant et ennuyeux lorsqu’un membre de la conférence téléphonique commence à faire des bruits gênants en arrière-plan? Nous comprenons qu’une conférence téléphonique peut être prise n’importe où, mais il est important que tout le monde soit attentif et respectueux de tout le monde et de son temps. Cela peut également être gênant lorsque quelqu’un se joint à l’appel après qu’il ait déjà été en session pendant quelques minutes. Lorsqu’une personne est en retard à la conférence téléphonique, les gens ne seront patients que pendant un certain temps avant de décider de commencer la réunion. Assurez-vous d’éliminer les bruits forts dans votre région avant une réunion et préparez-vous à commencer tôt; Encouragez les autres à suivre ces conseils afin d’utiliser efficacement un temps précieux.
Il s’agit de plusieurs erreurs courantes en conférence téléphonique qui peuvent être évitées, et la conférence Web peut aider à renforcer ces suggestions. La conférence Web offre une variété d’outils qui rendront les réunions plus captivantes et collaboratives. Grâce aux écrans vidéo, au partage d’écran, au téléchargement de fichiers, etc., tout le monde sera en mesure d’identifier qui participe réellement et partage des idées. Zoom Conferencing et Skype for Business sont deux de ces outils qui peuvent augmenter votre productivité et votre retour sur investissement lors d’appels importants.
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