Les conférences électroniques permettent aux gens de s’entretenir par vidéo ou audio, avec un partage de données. Ils peuvent présenter des images ou des diapositives, montrer des vidéos, envoyer des documents et exécuter des applications. Les trois quarts des décideurs d’affaires utilisent la vidéoconférence.
La disponibilité des communications unifiées encourage les petites conférences spontanées. Les gens peuvent s’entretenir chaque fois que leur emploi du temps est disponible. Avoir un grand nombre de personnes qui s’entretiennent à distance devient déroutant, donc permettre à de petits groupes de se réunir au besoin fonctionne souvent mieux dans ce contexte.
Les conférences basées sur les communications unifiées donnent un plus grand sentiment de travail ensemble que les appels téléphoniques et les courriels à eux seuls. Voir les visages des gens en parlant avec eux ajoute à ce sentiment, et la possibilité de partager des données pendant la conférence la rend plus productive.
Les grandes réunions à distance peuvent bien fonctionner lorsqu’elles consistent en un ou plusieurs présentateurs qui s’adressent à un large public. Permettre aux gens de regarder à partir de leur propre lieu de travail, plutôt que d’avoir tous à se rendre dans une salle de réunion, permet de gagner du temps. La réunion peut traiter les questions et les commentaires en permettant aux gens de les publier sous forme de texte ou en ayant un canal audio modéré pour l’auditoire.
Les conférences à distance présentent de grands avantages, mais aussi de nouveaux défis. Vous devez prendre les précautions appropriées pour éviter les communications inefficaces, les embarras ou pire.
Assurez-vous d’être audible. Si vous vous déplacez tout en utilisant un microphone fixe, vous risquez d’entrer et de sortir de la portée. Tout aussi important, assurez-vous que les personnes qui ne sont pas impliquées ne sont pas audibles. Ils seront au moins une distraction, et ils pourraient dire des choses que les autres participants ne devraient pas entendre. Si vous participez à partir de votre bureau ou de votre cubicule, il peut être judicieux d’installer une affiche indiquant « téléconférence en cours ». Et n’oubliez pas d’éteindre la sonnerie de votre téléphone.
Lorsque vous êtes en vidéo, pensez à votre environnement visible. Déplacez tout ce qui pourrait faire mauvaise impression et veillez à ne rien montrer de confidentiel si des personnes extérieures sont présentes à la conférence. Réglez la caméra de manière à ce que rien à l’extérieur de votre propre espace ne soit visible.
Assurez-vous que tous les articles que vous souhaitez partager ou présenter sont disponibles et que vous savez comment les envoyer. C’est gênant de retarder une conférence pour essayer de comprendre comment publier un document. Un essai avant une conférence importante aidera à éviter les problèmes.
Avoir un équipement de bonne qualité améliore vraiment l’expérience. L’audio difficile à comprendre ou la vidéo floue frustre tout le monde. Les abandons et les déconnexions peuvent tuer la discussion, tandis qu’une bonne connexion permet une discussion fluide.
Une organisation obtient la plus grande flexibilité en matière de conférence avec une approche de communications unifiées hébergées. Les participants ne sont pas limités au bureau principal, mais peuvent se connecter de n’importe où. Il est facile d’adapter les services au besoin, qu’il s’agisse du nombre de conférences qui augmente ou d’une très grande conférence qui nécessite beaucoup de ressources.
La maintenance est moins problématique avec les communications unifiées hébergées et la fiabilité est plus élevée. La conférence fonctionne de concert avec d’autres services de communication, tous gérés ensemble. Cela évite la redondance d’avoir des services distincts de PBX IP et de conférence.
Les conférences sur les communications unifiées hébergées offrent aux gens un canal fiable pour communiquer, ce qui leur permet de gagner du temps et d’accomplir plus.
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