De nombreuses entreprises travaillent déjà fort pour adapter ou convertir leurs systèmes de communication existants en une plateforme unifiée. Si vous cherchez à passer à un système UCaaS, vous voudrez naviguer efficacement dans les méandres de la route à venir.
Nous avons compilé une liste de coûts cachés courants à éviter pour les organisations qui cherchent à faire le changement :
Les solutions UC aaS offrent un service cohérent de voix, de vidéo et de données, mais sans améliorations significatives du réseau, elles peuvent entraîner une mauvaise qualité vocale et une mauvaise performance du réseau. Les infrastructures de certaines organisations, en particulier celles qui ont des plateformes existantes ou non IP-PBX, ne sont pas équipées pour gérer efficacement ces applications vocales et vidéo. De plus, l’ajustement de ces infrastructures existantes pour prendre en chargeles solutions UC aaS peut également avoir un impact sur le trafic de données, ce qui peut entraver les applications critiques avec des téléchargements plus longs et des temps de réponse plus lents. Vous devrez vous assurer que votre infrastructure est capable et prête à faire face aux nouvelles contraintes d’un système de communications unifiées.
Vos équipes de soutien actuelles ne sont probablement pas préparées à gérer, à résoudre les problèmes et à diagnostiquer divers problèmes en ce qui concerne les nouveaux services UC aaS. Le dépannage implique à lui seul une fusion complexe de sources de données dérivées du fournisseur, de l’utilisateur final, du protocole et du paquet pour une compréhension et un diagnostic en temps réel des problèmes. Assurez-vous que vos équipes sont bien préparées à des problèmes techniques et de systèmes complexes et de grande envergure avant de fournir un soutien.
Les communications unifiées en tant que service se composent de plusieurs parties principales, et chacune de ces parties nécessite de la formation et de la pratique dans l’environnement de votre organisation. Cela commence par les membres du service informatique et les administrateurs internes des communications unifiées, qui commenceront à se former sur la solution globale, les attentes de la solution, puis les subtilités de la gestion de la solution aaS des communications unifiées . Les utilisateurs finaux peuvent avoir des besoins de formation de différents niveaux. Si une solution de communications unifiées comprend des intégrations, comme le CRM, le centre de contact ou l’enregistrement des communications unifiées, chaque utilisateur devra être formé à la solution de communications unifiées ainsi qu’à tout autre outil de la solution qu’il utilisera. Malheureusement, la formation pour tous ces éléments se déroule généralement en une journée (sans ateliers ni suivi); cette approche est particulièrement inefficace.
Une formation efficace doit séparer les différents éléments afin que les utilisateurs comprennent d’abord la solution dans son intégralité et comment elle améliorera les communications et la collaboration. Chaque utilisateur doit être pratique, apprenant les tenants et aboutissants de sa solution de communications unifiées. Il est également important de rendre l’information sur la solution facilement accessible. L’accès aux guides de démarrage rapide est essentiel. Il est également important d’offrir une formation de suivi. Un enseignement approprié tire parti de l’enseignement oral, des questions et réponses, de la pratique et du renforcement. Il s’agit d’un élément essentiel d’une transition vers la colite ulcéreuse; si les attentes initiales des utilisateurs ne sont pas satisfaites, l’organisation ne bénéficiera pas du retour sur investissement attendu. Lorsque vous discutez de votre nouveau système à l’interne et pendant la formation, concentrez-vous sur les fonctionnalités les plus désirées ou les plus nécessaires par les utilisateurs, qui généreront le taux d’adoption le plus rapide et qui offriront les plus grandes améliorations de productivité.
Notrenouveau système UCaaS est activé et les choses se présentent bien, mais vous recevez votre première facture et elle est nettement plus importante que prévu. Qu’est-ce que toutes ces surcharges, taxes etfrais font là-bas? Vous n’aviez pas prévu ces coûts et vous devez maintenant modifier votre budget. De nos jours, chaque sou compte, vous ne pouvez donc pas vous laisser prendre au dépourvu en ne sachant pas à quoi ressemble votre facture finale. Vous ne pourrez peut-être pas faire grand-chose en matière d’impôts, mais les suppléments et les frais peuvent être négociables. Certaines entreprises s’engagent même à réduire les suppléments et les frais à un pourcentage minimum de votre facture totale. Assurez-vous de garder ce genre de considération à l’esprit lorsque vous choisissez un fournisseur de solutions UCaaS.
À mesure que le travail à distance devient une partie plus importante et plus permanente de nombreuses entreprises et industries, les réseaux dont dépendent ces organisations deviennent de plus en plus imbriqués. La force du réseau de votre entreprise peut dépendre de la qualité des fournisseurs d’accès Internet locaux àtravers le pays ou le monde, selon l’emplacement de votre main-d’œuvre. Vous devez vous assurer que votre nouveau fournisseur de solutions UCaaS dispose d’un accès adéquat ou, de préférence, optimisé au plus grand nombre possible d’opérateurs afin d’éviter les problèmes de connectivité. Au-delà de cela, les fournisseurs de solutions UCaaS doivent s’assurer que leur système est optimisé pour la voix pour une clarté et une continuité maximales.
Un signal d’alarme évident lors de la sélection d’un fournisseur de solutions UCaaS serait l’absence d’un chemin de migration solide et solide pour faire passer votre entreprise à ses services. Il y aura toujours quelquesproblèmes dans ce processus, mais un bon chemin de migration maintiendra tout en marche jusqu’à ce que vous puissiez lancer votre nouveau système. Unsignal d’alarme légèrement moins évident pendant le processus de migration serait la vitesse à laquelle effectuer une migration. Certaines entreprises, pour des raisons allant de l’obstacle technologique ou des coûts initiaux, peuvent différer le déploiement lent des solutions et des appareils. La lenteur des déploiements pourrait causer un problème majeur de migration avec les fournisseurs de solutions UCaaS qui n’offrent qu’une seule solution UCaaS, mais les fournisseurs avec plusieurs solutions devraient être en mesure de naviguer dans une variété de solutions pour faciliter la transition.
Éviter ces coûts cachés et suivre les étapes recommandées vous aidera à tirer le meilleur parti de votre nouvelle solution UC aaS. Vous maximiserez votre retour sur investissement et augmenterez la collaboration et l’efficacité dans l’ensemble de votre organisation. L’UCaaS, correctement utilisé, est l’avenir de la technologie de communication et vous devez l’utiliser pour garder une longueur d’avance.