Malheureusement, toutes les entreprises ne disposent pas des outils appropriés pour soutenir les travailleurs à distance qui ont besoin d’accéder aux données et aux outils de communication de l’entreprise. Les organisations qui utilisent activement Microsoft Teams sont plus susceptibles d’être en mesure de répondre immédiatement aux exigences du travail à distance que les entreprises qui ne le font pas. Lorsque les dirigeants de l’entreprise demandent à leurs employés de travailler à domicile, ils trouveront cinq fonctionnalités clés de Microsoft Teams particulièrement précieuses.
Les équipes des RH et de l’intervention en cas de crise trouveront que la messagerie et le partage de ressources en temps quasi réel de Microsoft Teams sont utiles pour les communications d’urgence. Une entreprise peut créer un groupe dans Teams où tous les utilisateurs actifs peuvent recevoir des avis en temps réel. Cette fonctionnalité est particulièrement essentielle lorsque les employés ont besoin de recevoir des communications pertinentes de la direction via le clavardage ou les annonces publiées dans les conversations Teams et les onglets SharePoint.
Les employés peuvent également utiliser Teams pour accéder à des fichiers pertinents qui pourraient être des ressources précieuses pendant une pandémie en cours, y compris les politiques d’urgence, les emplacements des cliniques, les guides de sécurité et les politiques BYOD, qui doivent être partagés le plus rapidement possible.
Pour les employés travaillant à domicile qui ont besoin d’accéder aux fichiers électroniques avec lesquels ils interagissent normalement au bureau, Microsoft Teams offre un onglet de fichiers pour télécharger des documents et les rendre accessibles à tous les utilisateurs ayant l’accès et l’adhésion appropriés.
Cette capacité de Teams à prendre en charge le partage et le stockage de fichiers apporte une flexibilité précieuse aux employés. Ils ne sont plus limités au réseau du bureau, car ils peuvent accéder aux données stockées dans le nuage via Teams sans utiliser de VPN.
Toutes les entreprises n’ont pas de systèmes de voix sur IP (VoIP) qui prennent en charge l’accès à distance à la messagerie vocale et aux numéros d’entreprise à partir d’un bureau à domicile ou à distance. Mais les entreprises déjà sur Microsoft Teams peuvent recevoir des appels directement sur leurs ordinateurs et téléphones mobiles comme si elles étaient au bureau.
Certaines entreprises qui utilisent déjà Microsoft Teams pour leurs besoins VoIP trouveront cette capacité très précieuse. Lorsque les utilisateurs travaillent à domicile, ils reçoivent des appels sur Teams lorsqu’un collègue ou un client compose leur ligne directe. Cette fonctionnalité est pratique pour les employés car ils n’auront pas à partager leurs numéros de téléphone personnels. Pour les entreprises qui n’utilisent pas la VoIP, Microsoft Teams peut toujours aider les employés à communiquer entre eux à l’aide de capacités audio et vidéo.
La capacité d’organiser ou d’assister à des réunions d’équipe est une partie importante du travail et de la communication sur des projets et d’autres sujets liés à l’entreprise. Mais lorsque les employés ne peuvent plus se réunir dans la même salle de conférence, il devient essentiel de disposer d’une plateforme qui peut soutenir les interactions visuelles et le partage de contenu. Les réunions virtuelles de Microsoft Teams permettent aux entreprises d’organiser des réunions avec une prise en charge vidéo complète, des tableaux blancs pour partager des idées et des capacités de partage d’écran.
Offrir aux employés la flexibilité de travailler à domicile peut comporter son propre ensemble de risques de sécurité. Les ordinateurs personnels des employés peuvent ne pas répondre aux protections de l’entreprise s’ils sont utilisés pour accéder aux données de l’entreprise. C’est particulièrement le cas pour les entreprises qui encouragent les employés à travailler à domicile sans leur fournir d’appareils appartenant à l’entreprise.
Mais avec Microsoft Teams, ces risques sont atténués, car les employés peuvent utiliser un navigateur Web pour interagir avec les données de l’entreprise sans risquer de se connecter au réseau de l’entreprise. Microsoft Teams offre également des mesures de protection grâce à la conformité et à la sécurité d’Office 365 qui peuvent détecter les fuites de données et d’autres menaces dans le système. Par exemple, le système verrouillera un utilisateur si un vol d’identité est détecté.